Distribuir según la forma de trabajar del equipo
Una oficina bien reformada no empieza por elegir mamparas o colores, sino por entender cómo trabaja la gente que la va a ocupar: cuántas personas coinciden a la vez, cuánto tiempo pasan al teléfono o en videollamada, si reciben visitas, qué documentación guardan en papel y cuántas reuniones celebran a la semana. Con esa información se dimensiona cada zona sin desperdiciar espacio ni quedarse corto.
Espacio abierto, despachos o una combinación
El espacio abierto favorece la comunicación y aprovecha mejor la superficie y la luz natural, pero dificulta la concentración y las conversaciones privadas. Los despachos cerrados ofrecen justo lo contrario. La mayoría de las oficinas actuales combinan ambos modelos: una zona abierta de puestos, algunos despachos o salas para tareas que requieren silencio y espacios pequeños para llamadas.
Salas pequeñas que se usan más que las grandes
Una sala de reuniones grande suele pasar buena parte del día vacía, mientras que las pequeñas siempre están reservadas. Con la generalización de las videollamadas, una cabina individual o una sala para dos o tres personas cubre muchas más necesidades que una mesa de juntas para doce. Vale la pena revisar los hábitos reales antes de reservar metros para reuniones que rara vez se celebran.
Acústica: el problema que aparece después de la mudanza
Las oficinas con suelos duros, grandes superficies de vidrio y techos lisos tienen mucha reverberación: el sonido rebota, las conversaciones se mezclan y el ruido de fondo sube a lo largo del día. Es una de las quejas más frecuentes tras una reforma, y se corrige mejor desde la obra que con parches posteriores.
Para controlar la reverberación se recurre a techos con placas absorbentes, paneles acústicos en las paredes, pavimentos textiles o vinílicos con base acústica e incluso al propio mobiliario. Otra cuestión distinta es el aislamiento entre salas, que impide que lo que se dice en un despacho se oiga en el de al lado. Ahí funcionan los tabiques de placa de yeso con lana mineral en su interior y, sobre todo, llevar la tabiquería hasta el forjado: si el tabique termina en el falso techo, el sonido pasa por encima con facilidad. Las puertas con buen cierre perimetral completan la solución.
Luz natural, luz artificial y pantallas
La luz natural es un recurso valioso, y la distribución debe aprovecharla, situando los puestos permanentes cerca de las ventanas y las zonas de uso ocasional en el interior. Orientar las mesas de forma que la ventana quede a un lado del usuario, y no delante ni detrás, evita deslumbramientos y reflejos en la pantalla.
La iluminación artificial de los lugares de trabajo tiene sus propias referencias técnicas, como la norma UNE-EN 12464-1, que recomienda niveles de iluminación y limita el deslumbramiento según la tarea. En una reforma lo habitual es sustituir las luminarias antiguas por equipos LED con difusores que eviten los brillos molestos, y añadir sensores de presencia y regulación en función de la luz natural, lo que reduce el consumo en salas y zonas de paso que no se ocupan de forma continua. La temperatura de color también influye en el confort: tonos neutros para los puestos y algo más cálidos en las zonas de descanso.
Cables, datos y puestos de trabajo
Cada puesto necesita tomas de corriente y conexión de red en el lugar exacto donde estará la mesa, sin cables cruzando el suelo. Hay tres maneras habituales de llevarlos: por un suelo técnico registrable, que da la máxima flexibilidad; por el falso techo, con columnas o bajantes hasta las mesas; o por canaletas perimetrales y cajas de suelo cuando los puestos están junto a las paredes.
El cableado de datos se organiza desde un armario o rack, que debe estar en un cuarto ventilado y accesible. Los puntos de acceso wifi se reparten por el techo para dar una cobertura uniforme, y los equipos críticos, como los servidores, agradecen un circuito propio con sistema de alimentación ininterrumpida. Dejar holgura en las canalizaciones y en el cuadro eléctrico permite crecer sin volver a abrir paredes.
La normativa de prevención de riesgos laborales también tiene algo que decir sobre el puesto: el Real Decreto 486/1997 establece las condiciones mínimas de los lugares de trabajo, y el Real Decreto 488/1997 se ocupa del trabajo con pantallas de visualización, incluido el entorno que las rodea.
Climatización y aire limpio al redistribuir
Cambiar la distribución de una oficina afecta casi siempre a la climatización. Un despacho nuevo, cerrado con tabiques, necesita su propia impulsión y su retorno de aire; si se cierra un espacio sin rehacer los conductos, esa sala se queda demasiado fría o demasiado caliente, y la de al lado pierde caudal. Lo recomendable es que la zonificación permita regular por separado las salas de reunión, que se ocupan de forma intermitente, y las zonas que reciben mucho sol.
La renovación del aire es tan importante como la temperatura. El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios exige aportar aire exterior en función de la ocupación, y en oficinas con muchas personas una ventilación insuficiente se nota en forma de cansancio y ambiente cargado a media tarde.
Reformar sin parar la actividad
Pocas empresas pueden permitirse cerrar durante una obra, así que la reforma suele organizarse por zonas o por horarios. Trabajar por fases implica trasladar provisionalmente los puestos de la zona afectada, separarla con cerramientos que contengan el polvo y planificar los accesos para que el personal no atraviese la obra.
- Las demoliciones y los trabajos más ruidosos pueden programarse fuera del horario laboral, siempre dentro de lo que permitan el edificio y las ordenanzas municipales.
- Los cortes de electricidad y de red se pactan con antelación con el responsable de sistemas, que debe proteger o retirar los equipos informáticos.
- Al cerrar cada fase se limpia a fondo antes de devolver la zona al uso, porque el polvo fino de obra daña ordenadores e impresoras.
- En edificios de oficinas compartidos, la propiedad suele tener normas sobre horarios de carga, uso del montacargas y protección de zonas comunes.
Un calendario claro, conocido por todo el equipo, reduce mucho las molestias y evita sorpresas el día en que a alguien le toca cambiar de mesa.